La presentazione, un’arma a doppio taglio

Elisabetta Tola

Andare a un convegno, una presentazione pubblica o una lezione magistrale può rivelarsi un’attività ad alto rischio: nelle aule e negli auditorium circola infatti la cosiddetta death by powerpoint, letteralmente la morte dovuta all’uso sconsiderato e poco corretto dei software come powerpoint, keynote, presentation.

Grazie a questi software, disponibili ormai da più di 20 anni, ogni discorso pubblico viene convertito in una serie di slides, decorate spesso da file interminabili di liste puntate, testi densi, grafiche e fonts di difficile lettura, colori scelti e abbinati senza criterio, immagini sfocate e via dicendo. Il relatore legge le slide, una dopo l’altra, a volte addirittura scorrendole velocemente perché è in ritardo con i tempi, e non interagisce in alcun modo con il pubblico presente. Tutti elementi che rendono indigeribile qualsiasi presentazione e rischiano di fiaccare anche il pubblico più motivato.

Esistono ormai molti strumenti, blog e libri che aiutano anche le persone poco esperte di design grafico a mettere insieme una presentazione efficace. La regola numero uno è la stessa per tutti: la presentazione non sostituisce il discorso, lo supporta. Le slides non sono una dispensa da lasciare al pubblico. Se proprio , entrambi materiali che semmai vanno predisposti ma distribuiti solo dopo l’intervento del relatore. Una buona presentazione deve lasciare sufficiente spazio per nutrire la curiosità di chi ascolta, per indurre all’interazione con il relatore, per mantenere alto il livello di attenzione.

Uno dei blog più seguiti, diventato da anni un vero e proprio forum di discussione sulle migliori tecniche di preparazione di una presentazione in powerpoint o altro software, è “Presentation Zen”. L’autore, Garr Reynolds, ha pubblicato numerosi libri sull’uso del design e dello storytelling nella preparazione di lezioni e presentazioni pubbliche. Reynolds sottolinea l’importanza di ragionare sui vari elementi che usiamo quando prepariamo una serie di slides.

Top Ten Slide tips

Un concentrato di alcuni suoi suggerimenti si trova nel sito dedicato, Top Ten Slide Tips.

Un ebook che riassume i punti fondamentali di una buona presentazione è quello pubblicato da Nancy Duarte, della quale abbiamo già parlato in questo blog, dal titolo «Slide:ology – The art and science of creating great presentations», disponibile sul sito Google Books gratuitamente, oltre che in vendita sulle principali piattaforme di ebooks.

In Italia, un blog molto seguito che aiuta a costruire presentazioni ben fatte è quello di Cristina Rigutto, comunicatrice specializzata nella formazione di docenti e studenti. Rigutto pubblica regolarmente su Tuttoslide una serie di consigli e strumenti semplici e diretti per migliorare la produzione di slides efficaci. Una selezione dei post che aiutano a organizzare una presentazione è stata pubblicata in un quaderno disponibile in .pdf online, «Tuttoslide – I quaderni Vol. 01». Da poco, ha anche lanciato un nuovo progetto interamente dedicato all’uso del colore, Colorability.

In generale, la preparazione delle slides per un discorso in pubblico o una lezione passa attraverso una serie di scelte chiave. Fondamentalmente, la presentazione è un prodotto, come un libro, un video, un brano musicale. È necessario capire quali sono le componenti essenziali e quindi quali le scelte che si possono fare di volta in volta.

Il primo ingrediente è il font, il carattere tipografico. I font non vanno usati in modo casuale: il font dà un’impronta precisa a una slide, ne determina il tono, e la scelta non può quindi essere casuale. Quando si è in dubbio conviene optare per un carattere sobrio e poco elaborato. Nelle presentazioni, di solito, funzionano meglio i caratteri senza grazie, come Helvetica, Futura o Gill Sans, ma possono essere utilizzati anche caratteri con le grazie se nell’insieme sono compatti e definiti, come ad esempio Garamond. Il font deve soprattutto essere chiaro e non stancare: in molti criticano, ad esempio, la diffusa abitudine di utilizzare il Comic Sans (originariamente creato per i software per bambini) anche in documenti ufficiali e formali con l’illusione di renderli più simpatici e accessibili.

Un altro accorgimento è evitare di usare molti font diversi per una presentazione: ci deve essere una sorta di identità della presentazione, una coerenza visiva che ne determina il tono, la voce, il registro. Mettere insieme tanti caratteri diversi rischia di creare una vera e propria dissonanza. Empiricamente, si suggerisce di non usare mai più di due-tre caratteri diversi nella propria presentazione e di sceglierli in modo che siano abbinati correttamente.

Infine, è necessario considerare la dimensione dei caratteri sulla slide. Se il testo è troppo piccolo diventa illeggibile e non si può chiedere al pubblico di fare un immenso sforzo per decifrare un testo fitto proiettato su una slide. È quindi necessario scegliere un font e una dimensione che consentano una lettura confortevole anche dall’ultima fila: una indicazione di massima, quando si lavora su un computer con uno schermo di dimensioni normali, è che se non si riesce a leggere il testo sulle diapositive visualizzate in sequenza, allora il testo è troppo piccolo. O si toglie del testo o lo si distribuisce in più slides successive

L’altro ingrediente fondamentale delle presentazioni sono le immagini. Che devono essere sempre di buona qualità, non sgranate, ben definite e allineate in modo corretto sulla slide. E che dialogano con il testo, lo rafforzano o complementano. Le immagini comunicano in modo molto definito e quindi vanno scelte con cura. Inoltre vanno anche posizionate in modo corretto sulla slide: un’immagine piccolina, in un angolo non dice nulla; una immagine grande può essere molto efficace, ma deve essere nitida, di alta qualità, non distorta né pixelata.

Ogni singola slide non dovrebbe mai presentare più di un concetto o un singolo pacchetto di informazioni. La presentazione può quindi essere costruita come una successione di singoli blocchetti che aggiungono, uno dopo l’altro, un elemento alla discussione, al contenuto, alla storia. Come abbiamo già detto in precedenza, l’equilibrio giusto sta nello scegliere un numero limitato di slide e nell’attribuire a ciascuna uno o pochi elementi informativi da condividere con il pubblico.

I colori determinano il carattere di una presentazione. In assenza di una solida competenza sulle possibile scelte cromatiche, molti autori propongono di scegliere una di queste quattro strade: usare la monocromia, e quindi sfumature e saturazioni più o meno intense di un certo colore; usare colori analoghi, che sono vicini nella ruota dei colori e che quindi differiscono di poco l’uno dall’altro ma sufficientemente per rendere evidenti, ad esempio, quantità e differenze; usare colori complementari, una scelta che però a volte rende le diapositive troppo marcate, e che richiede dunque un ritocco dei colori finali. Oppure si può lavorare sul bianco, nero e le scale di grigi inserendo solo qualche colore qui e lì come elemento evidenziato.

Qualunque sia la scelta, è anche necessario capire il significato culturale dei colori. Significato che peraltro varia a seconda del contesto in cui si parla. In generale, comunque, nel nostro paese e nelle culture occidentali, i colori hanno alcuni significati piuttosto condivisi: il rosso è assertivo, emotivo e trasmette forti passioni; il blu è professionale, distaccato, tende a trasmettere pace e tranquillità; il verde è un colore associato alla natura, all’armonia, all’ambiente, a fattori positivi, mentre il giallo è il colore della cautela ma anche quello dell’energia, della solarità. Altre culture possono però dare significati anche molto diversi ai colori ed è bene informarsi prima di fare una scelta cromatica completamente fuori luogo.

Todd Reubold, direttore della rivista Ensia e del settore comunicazione pubblica dell’Istituto sull’ambiente dell’Università del Minnesota ha repara i ricercatori della sua università ai discorsi pubblici con questa presentazione. Qui i concetti appena discussi sono direttamente tradotti in esempi sulle slides e diventano dunque immediatamente evidenti. La presentazione è ripresa dal canale slideshare di Reubold.

In sintesi, la preparazione di una presentazione richiede di avere ben chiaro il messaggio che si vuole comunicare, l’ambiente nel quale si agisce, la storia scelta per veicolare il proprio messaggio e i limiti, temporali e spaziali, entro i quali ci si muove. L’estetica è certamente importante ma è il contenuto che sta al centro, e quindi la presentazione va ripulita di tutte le informazioni e gli elementi in eccesso, che possono renderla confusa, poco fruibile dal pubblico, faticosa da seguire. Il rumore di fondo va ridotto al minimo, e lo sforzo deve essere quello di distillare e rendere evidenti i concetti che si vogliono raccontare nel modo più semplice ed essenziale possibile.

Immagine in apertura:  “Presentation structure” di Sean MacEntee (via Flickr)

Immagine in Homepage: “Finalist Presentations” di ImagineCup (via Flickr)

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